Передача бухгалтерии на сторону — шаг ответственный и для многих волнительный. Но если действовать поэтапно, удастся избежать рисков. При выборе исполнителя важно заранее обсудить условия сотрудничества и уточнить, какие на бухгалтерские услуги цены, прописана ли в договоре ответственность подрядчика — это поможет подобрать оптимальный вариант.
Почему стоит перейти на аутсорсинг?
Руководители не всегда готовы расставаться со «своим» бухгалтером или делиться финансами с посторонними. Это естественно, менять привычный порядок всегда непросто. Даже те, кто воспринимает бухгалтерию как «необходимое зло», испытывают тревогу. Но с развитием электронного документооборота все упростилось. Сейчас налоговые службы используют автоматические системы контроля: АСК НДС, онлайн-кассы, выписки с расчетных счетов.
Кроме того, практика показывает, что даже штатный бухгалтер может уйти в неудобный момент, оставить ошибки или «утерянную» базу. В таких случаях передача учета аутсорсеру — это не только удобно, но и надежно. Вот ключевые преимущества такого решения:
- Защита от штрафов. Если бухгалтерией занимается юридическое лицо, а не частный специалист, бизнес получает дополнительные гарантии. Исполнитель обязуется возмещать штрафы и пени, если ошибки возникли по ее вине. Это проще, чем разбираться с бывшими сотрудниками через суд.
- Проверка и отражение документов. Акты, счета-фактуры, накладные, подтверждения оплат — вся первичка проверяется, учитывается и идет в отчетность. Все это может выполнять как аутсорсинговая компания, так и бухгалтер удаленно в СПб. Также заранее рассчитывается налоговая нагрузка.
- Уверенность в расчетах зарплаты: точность начислений, корректные взносы и налоги, подготовка пояснений по запросу ФНС.
- Работа с контролирующими органами. Аутсорсеры ведут онлайн-отчетность, реагируют на запросы, могут свериться с налоговой при необходимости.
- Финальный контроль. Крупные исполнители проводят внутренний аудит отчетов. Над документами работают не только бухгалтера, но и налоговые консультанты. Такой многоуровневый контроль снижает риск ошибок.
- Единая точка контакта. С клиентом работает персональный ассистент. Он отвечает на вопросы, следит за сроками и организует процессы. Все фиксируется в CRM — работа становится прозрачной и управляемой.
Как проходит передача учета?
Специалисты ac-g.ru, kreativ-bf.ru, i-ias.ru подчеркивают важность предварительного согласования ключевых вопросов перед началом работы с аутсорсинговой компанией. В частности, необходимо обсудить график основных событий (выплаты, рассылка документов контрагентам и др.), порядок передачи первичной документации, условия хранения документов, способы обеспечения доступа к учетной базе и др.
Переход на аутсорсинг проходит в таком порядке:
- Вносятся изменения в учетную политику. Фиксируется дата начала работы с внешним исполнителем.
- Проводится экспресс-аудит. Проверяются документы и текущая база, выявляются ошибки и несоответствия.
- Составляется акт. В нем указывается состояние учета, рекомендации по исправлению, список необходимых документов.
- Исправляются ошибки, приводятся в порядок регистры и отчеты.
После этого можно считать, что учет официально передан. Рутинные задачи позади, теперь удастся сосредоточиться на развитии бизнеса.
